אחרי שליווינו מאות זוגות בדרך לחופה, אנחנו יכולים להעיד ששאלת "מי יגיע" היא אחת המעצבנות והמלחיצות ביותר בתכנון החתונה. בין אם אתם מתכננים אירוע ל-500 איש או מסיבה אינטימית, הספירה המדויקת של המוזמנים היא קריטית כמעט לכל החלטה - מהתקציב דרך כמות מתנות לאורחים ועד סידורי הושבה ורזרבות. למזלכם, אנחנו חיים בעידן שבו אפשר לנהל את כל הבלגן הזה בלי לחפור בטבלאות אקסל או להתקשר ל-200 אנשים. הווטסאפ הפך לפתרון המושלם של ניהול אישורי הגעה, ואנחנו הולכים להראות לכם איך להשתמש בו, כאילו זו החתונה המאה שלכם. קדימה, בואו נעשה סדר בבלגן!
למה בכלל להתעסק עם אישורי הגעה?
אוקיי, בואו נהיה כנים לרגע - לרדוף אחרי אנשים שיאשרו אם הם מגיעים לחתונה שלכם זה לא בדיוק הכיף הגדול שחיכיתם לו שחשבתם על החתונה. אבל כדי שלא תמצאו את עצמכם עם 30 מנות עודפות (או גרוע מזה - חסרות), אנחנו יכולים להבטיח לכם שזה שווה את המאמץ:
- כסף, כסף, כסף- כל מנה שאתם משלמים עליה לשווא זה כמו לזרוק שטרות לפח. חישבו על זה: 20 מנות עודפות בעלות של 400 ש"ח למנה = 8,000 ש"ח שיכולתם לקחת לירח דבש! וזה ממש לא נגמר במנות! מה עם מתנות לאורחים? אטרקציות? לייט נייט? המון ספקים בחתונה שלכם גובים (ובצדק) לפי כמות ואתם לא רוצים לשלם על אנשים שלא באו.
- סידורי הושבה ורזרבות- תודו שאתם לא רוצים לגלות ביום החתונה ששולחן 7 ריק לגמרי, שבשולחן 12 יושבים 15 איש על 10 כיסאות או לגלות שחייבים לפתוח שולחן רזרבה תוך כדי הקבלת פנים.
- השקט שלכם- בואו נודה באמת, לדעת מי מגיע זה פשוט לישון טוב יותר בלילה.
למה ואיך ווצאפ (הפך למלך של אישורי ההגעה)?
בגדול כי זה הכי נוח לכולם. בטח בישראל, כשווצאפ הוא הכלי המרכזי לצ׳אטים והודעות וכולם בודקים את הווצאפ לפני הקפה של הבוקר- הכי קל לאורחים שלכם לענות על אישורי ההגעה בווצאפ- וזה בדיוק מה שאתם מחפשים. אבל לא רק!
- הכי מוכר- האורחים שלכם מכירים מצוין את הווצאפ וגם רגילים לקבל שם בקשות לאישורי הגעה- וזה חשוב!
- תשובות אותנטיות- אין לא נעים. מוזמנים מרגישים הרבה יותר נוח לענות לווצאפ של אישורי הגעה שהם לא יוכלו להגיע לאירוע שלכם מאשר ישירות לכם.
- אין יותר "רשמתי לי איפשהו" - הכל מתועד בלייב ישירות ברשימת המוזמנים שלכם.
- המוזמנים יכולים לענות בזמנם החופשי (גם ב-2 בלילה כשנזכרו פתאום)
- הזמן שלכם חשוב! והשימוש בווצאפ פשוט חוסך לכם זמן- והרבה.
- אפשר לערוך תשובות אם המצב משתנה.
אז איך מנהלים אישורי הגעה בווטסאפ כמו שצריך?
שלב 1: הרשימה הגדולה (והקצת מפחידה)
אין דרך להתחמק מזה - אתם צריכים רשימה טובה. ואנחנו לא מדברים על הפתק באייפון שרשמתם עליו שמות במהלך הצעת הנישואין. אנחנו מדברים על רשימה רצינית ומסודרת שבאמת תשמש אתכם וכוללת:
- שם מלא (כן, מומלץ גם של בן/בת הזוג, הילדים והכלב אם הם מוזמנים)
- כמות מוזמנים (אם אתם בעניין של ״פלוס אחדים״ ולא מפרטים את כולם)
- מספר טלפון
- צד (חתן/ כלה/ שנינו)
- קבוצה ("חברים מהתיכון", ״חברות מהאוניברסיטה״)
- הסעות (האם המוזמן מעוניין להצטרף להסעה, אם תכננתם כזו)
- העדפות מזון (צמחוני, טבעוני, מנת ילדים, כשר וכו׳, יעזור לכם להיערך בהתאם כדי שכולם יהיו מרוצים).
טיפ זהב! במקום להתחיל לבנות טבלאות אקסל- השתמשו בטמפלייט שלנו או פשוט תתחילו להרכיב את רשימת המוזמנים ישירות אצלנו- זה בחינם!
שלב 2: הכנת ההודעות
בואו נהיה כנים - רוב האנשים רק ״עוברים״ על הודעות בלי לקרוא לעומק, לכן ההודעה שלכם צריכה להיות:
- אישית - "היי דנה" תמיד עובד טוב יותר מ"שלום"
- קצרה וקולעת - אף אחד לא יקרא את סיפור האהבה המלא שלכם בהודעת ווטסאפ
- ברורה עם הנחיות - מה בדיוק אתם רוצים שהם יעשו עכשיו
- עם קריאה לפעולה וכפתורים שאי אפשר לפספס - כמו ״ברור שמגיע!״
הנה דוגמה להודעה מושלמת לאישורי הגעה:
היי דניאל! 🎉
סוף סוף זה קורה - מתחתנים! 💍
אנחנו ממש רוצים לראות אותך בחתונה שלנו ביום חמישי, 15.7.2025, ב"גן האירועים", תל אביב.
קבלת פנים: 19:00 | חופה: 20:00
אז מה המצב? אפשר לסמן אותך כ:
1️⃣ בטח שאגיע!
2️⃣ אולי
3️⃣ אוף, לצערי לא אוכל הפעם 😢
תודה על התשובה המהירה! ❤️
רועי ושירה
נ.ב. כל הפרטים באתר החתונה שלנו: [קישור]
בwelcome! תמצאו מגוון תבניות מעוצבות שכבר הוכיחו את עצמן, וכמובן ולהוסיף קישור לאתר החתונה המהמם שבניתם.
שלב 3: שולחים בעיתוי המושלם
תזמון זה הכל, וראינו את כל הטעויות האפשריות. ככה תמנעו מהן:
- מתי לשלוח: לכל הודעה יש הטיימינג המושלם שלה. למשל סייב דה דייט אנחנו ממליצים לשלוח כמה שיותר מוקדם, אישורי הגעה דווקא רק 3 שבועות לפני האירוע - כדי לקבל תשובות אמיתיות ועדכניות (כשאנשים עונים חודשיים מראש הם לא ממש סגורים על התכניות שלהם, בטח סביב חגים כמו פסח וחודשי הקיץ).
- שעה: לא בבוקר! שלחו בזמנים שנוח לאנשים לענות לכם.
- הימנעו מ: חגים, שבתות, אירועי ספורט גדולים או בוקר יום ראשון כשאנשים רק מתאפסים על השבוע.
עם welcome! אתם יכולים לתזמן את השליחה לתאריך והשעה האופטימליים, כמובן שנסדר לכם מועדים מומלצים בהתאם ליום החתונה שלכם.
שלב 4: מעקב אחרי התשובות עם welcome!:
- המערכת קולטת אוטומטית את כל התשובות ומסדרת לכם רשימת עדכונים אחרונים כמו: ״בן לוי הפך מ״אולי מגיע״ ל״מגיע״.
- כל תשובה מתעדכנת ישירות ברשימת המוזמנים שלכם וגמישה לשינויים ועדכונים.
- בכל רגע נתון יש לכם מספרים מדויקים - כמה מגיעים, כמה לא, כמה עדיין בספק
- אפשר לפלח את התשובות לפי קבוצות כמו "כמה חברים מהעבודה כבר אישרו?" ״כמה מוזמנים צריכים הסעה מתל אביב?״ ״כמה טבעוניים אישרו הגעה?״.
שלב 5: מה עושים במקרים המעצבנים? (וכן, יהיו כאלה)
בכל חתונה יש את ה-20% שפשוט לא עונים, וזה בסדר. אנחנו לא שופטים (טוב, קצת כן). אישורי ההגעה של welcome! בווצאפ יקטינו משמעותית את החלק הזה- וגם אותו ננצח!
מקרה מעצבן 1- המתעלם הסדרתי
יש מישהו שפשוט מתעלם מהודעות גם אחרי כל התזכורות? נוו הארד פילינגס, זה קורה כמעט בכל חתונה:
- תזכורות: נבצע סבבי תזכורות לכל מי שלא ענה.
- איך לנסח? בטון חברי ונעים, לא מאשים או לחוץ מדי. אפשר גם להוסיף הסברון כמו: ״זה יעזור לנו להיערך אליכם בהתאם״
- הטיפ הסודי- FOMO: הוסיפו משפט כמו "רוב האנשים כבר אישרו, יעזור לנו לדעת גם לגביך" (לחץ חברתי עדין תמיד עובד).
- דוגמא להודעת תזכורת שעובדת:
היי אורן!
רק רצינו לוודא שקיבלת את ההזמנה לחתונה שלנו ב-15.7.
האולם מבקש מאיתנו אישור סופי של מספר האורחים בקרוב, אז נשמח אם תוכל לענות אם אתה מגיע 🙂
תודה!
רועי ושירה
- נסו ערוץ אחר (טלפון למשל זה טוב)
- הפעילו חבר משותף ("תגיד, אתה יודע אם דן מתכוון להגיע?")
- בשלב מסוים, פשוט תניחו שהם לא מגיעים (ותופתעו לטובה אם יגיעו בסוף)
מקרה מעצבן 2- התשובה המעורפלת- ״אולי״
הרבה אנשים מתקשים עם התחייבויות מראש או שלא נעים להם לכתוב ״לא מגיעים״ - מכירים?
- ננסה לצמצם את אי הוודאות- כל המתלבטים יקבלו הודעה נוספת במועד קרוב לאירוע בו נבקש תשובה ברורה יותר.
- תציעו "דד-ליין" אחרון להחלטה (״נשמח אם תוכלנו לענות לפני יום רביעי בערב״)
- נשארתם על רשומות של ״אולי״, תחשבו על חצי מה"אולי" כ"כן" לצורך התכנון
המערכת של welcome! מסננת עבורכם את כל מי שלא ענה ושולחת תזכורת המונית (אבל אישית!) בשניות.
